Bardzo często mówi się, że automatyzacja procesów biznesowych z zastosowaniem RPA powinna być ostatnim wyborem – kiedy nie można zastosować innego podejścia (takiego jak: narzędzia BPMS, workflow, API). Jednak są przypadki, w których RPA jest dobrym wyborem – również w kontekście uwarunkowań organizacyjno-technologicznym:

• kiedy dział IT jest mocno zapracowany i nie ma wolnych zasobów do pilnej realizacji oczekiwanych zmian;
• kiedy koszt budowy interfejsów między systemami jest bardzo wysoki;
• kiedy występują formalne ograniczenia (np. umowy licencyjne) modyfikacji aplikacji – a zazwyczaj tego wymaga integracja za pomocą interfejsów;
• kiedy jest pilna potrzeba sprawdzenia pomysłu biznesowego wymagającego pewnej modyfikacji rozwiązań IT – bez ponoszenia dużych nakładów finansowych.