Dla skutecznej robotyzacji należy dokładnie poznanie jego przebieg. Na tej podstawie warto rozważyć zasadność centralizacji, standaryzacji i optymalizacji procesu. Dopiero po tych działaniach powinno się przystąpić do kodowania robota.
Należy zauważyć, że mogą wystąpić sytuacje, w których powyższe kroki nie zostaną zrealizowane (wymagają one czasu, a nie zawsze mamy czas). Jeśli problem jest palący, a organizacji brakuje zasobów do przeprowadzenia optymalizacji, kompromisowym rozwiązaniem jest zrobotyzowanie procesu nawet nieoptymalnego (ale istotne, aby to poprzedzić analizą ryzyka).