Czy firmy powinny tworzyć strategię robotyzacji (i co powinna ona zawierać)?

Kategoria II
Wiedza
Czy firmy powinny tworzyć strategię robotyzacji (i co powinna ona zawierać)?

Wiele firm doradczych / konsultingowych promuje podejście do robotyzacji procesów polegające na szukaniu miejsc gdzie można osiągnąć tzw. quick-wins (szybkie zwycięstwa) - dzięki temu można pokazać szybki zwrot z inwestycji we wdrażania narzędzi RPA (Robotic Process Automation).

Na pewno taki model działania (sięgania po nisko wiszące owoce) doskonale sprawdza się przy pierwszych kilku (2-5) robotach. Jednak pojawia się pytanie, czy to podejście w dłuższej perspektywie jest bezpieczne dla samej organizacji i co więcej czy nie spowoduje "spalenia" koncepcji robotyzacji w organizacji? Część firm po pierwszych (przynajmniej medialnych) sukcesach dotyczących wdrażania robotów wycofuje się bowiem z tego podejścia. Okazuje się bowiem, że nie przewidziano / nie przemyślano szeregu zagadnień dotyczących robotyzacji i to w kilku wymiarach:

  • wymiarze biznesowym (np. okazuje się, że rzeczywisty business case jest daleki od planowanego),
  • wymiarze organizacyjnym (np. problemy z ustaleniem kto faktycznie odpowiada za roboty i ich pracę -  w szczególności błędy przez nich popełnione),
  • wymiarze technologicznym (np. problemy z wersjonowaniem, standaryzacją i utrzymaniem dokumentacji kodu robotów).

Czy można się jakoś inaczej przygotować do wdrożenia robotyzacji? A może należałoby zacząć od opracowania strategii robotyzacji? Ktoś z Czytelników może zauważyć, że podejście strategiczne w czasach Agile jest "passe". Ale warto podkreślić, że samo myślenie o strategii, jej zawartość i podejście do przygotowania uległo zmianie w ciągu ostatnich lat (pozwalam sobie sformułować taką tezę jako profesor zarządzania).

Czyli czym byłaby strategia robotyzacji? Jak dla mnie (stosunkowo krótkim) dokumentem (bo strategi musi mieć formę pisemną), który przedstawia:

  • Cele robotyzacji ze wskazaniem, jak cele robotyzacji wpisują się w cele biznesowe firmy
  • Mierniki realizacji tych celów (wraz z wartościami oczekiwanymi)
  • Zarys opisu przedsięwzięć, które są niezbędne do osiągnięcia tych celów,
  • Zasoby niezbędne do realizacji tych przedsięwzięć (zarówno ludzkie, kompetencyjne, )
  • Model podejścia do pozyskiwania robotów (kupujemy roboty, wynajmujemy roboty, budujemy roboty samodzielnie)
  • Określenie odpowiedzialności związanych z budową i utrzymaniem robotów (w szczególności gdzie jest umiejscowienie komórki odpowiedzialnej za robotyzację)
  • Kluczowe czynniki sukcesu dotyczące robotyzacji
Strategia robotyzacji na pewno nie może być częścią strategii IT i nie może być ona pisana tylko i wyłącznie przez osoby z działu IT. 

Musi to być jedna z substrategii biznesowych (a przynajmniej powinna być tak traktowana), bo robotyzacja zmienia model biznesowy funkcjonowania przedsiębiorstwa. Bardzo często w takiej strategii powinno być również odniesienie do kwestii związanych np. z HR (co robić z ludźmi pracującymi na zrobotyzowanych stanowiskach pracy), kwestii bezpieczeństwa (ustalenie sposobu współpracy z Biurem/Departamentem Bezpieczeństwa), kwestii standaryzacji (przede wszystkim platform do budowania robotów).

Na koniec pozwolę sobie na kilka obserwacji:

  • Na pewno strategia robotyzacji nie musi być opasłym tomiskiem - powinna ona mieć kilka(naście) stron (nie oznacza to, że poprzez mniejszą liczbę stron staje się ona dokumentem łatwiejszym do napisania; zaryzykuję tezę, że wręcz przeciwnie).
  • Przy tworzeniu strategii liczy się zarówno sam produkt końcowy (czyli strategia), ale również istotny jest proces dochodzenia do jej wytworzenia (w szczególności wszystkie dyskusje, warsztaty itp).
  • Strategia robotyzacji musi być podpisana przez wysoko umocowaną osobę w firmie (bo inaczej jest tylko zbiorem życzeń, a nie podstawą do wydawania pieniędzy i drogowskazem w zakresie rozwoju robotyzacji).
  • Osoba pisząca strategię robotyzacji musi mieć zacięcie menadżerskie, a nie techniczne.
  • Strategia robotyzacji nie polega na przedstawieniu opisu wybory dostawcy w jednej z firm.