Jak podejść do automatyzacji i robotyzacji biznesu - czyli quick-wins kontra nowy paradygmat działania przedsiębiorstwa

Jakiś czas temu przeczytałem w Internecie, że wdrożenie rozwiązań klasy RPA (Robotic Process Automation) może zostać przeprowadzone punktowo (tj. np. w odniesieniu do jednego procesu biznesowego) i że przyniesie oczekiwane korzyści biznesowe. Czy tak jest faktycznie? Oczywiście to wszystko zależy od tego, jak zdefiniowane zostaną "oczekiwane korzyści biznesowe" oraz szerzej - jakie są w dłużej perspektywie czasu plany/strategia firmy odnośnie wdrażania zaawansowanej automatyzacji i robotyzacji.

Nie ukrywam, że jestem zwolennikiem myślenia systemowego (tj. całościowego patrzenia na organizację i zachodzące w niej procesy) oraz podejścia do zarządzania organizacją na bazie architektury korporacyjnej. Jestem jednak także realistą i widzę, że tego typu sposób działania nie zyskuje szerszego uznania w polskich przedsiębiorstwach. Dominuje raczej spojrzenie krótkoterminowe i nakierowane na realizację projektów i dostarczanie korzyści w odniesieniu do pojedynczej jednostki organizacyjnej (pionu/departamentu). Przy przyjęciu takiej optyki sposób wdrażania RPA przedstawiony w pierwszym akapicie jest jak najbardziej poprawny: pozwoli osiągnąć określone oszczędności, poprawi (być może) jakość produktów procesu, a na pewno umieści daną organizację w awangardzie nowoczesnych firm.

Ale pojawia się pytanie: mamy sukces (no, może sukcesik) i co dalej? Jako PoC (Proof of Concept) dotyczący robotyzacji czyli przekonanie niedowiarków, że się da jest to bardzo dobra droga. Ale czy takie podejście da się przeskalować, tj. rozszerzyć na inne działy firmy? Z tym może być już problem. W wielu wypadkach coś, co dobrze działało lokalnie, w odniesieniu do szerszej skali przestaje funkcjonować (przykład z innego obszaru: to, że firma dobrze zrealizowała jeden projekt w podejściu zwinnym, nie oznacza, że cała nauczyła się działać zwinnie). Nie chodzi tutaj o technologię, ale o kwestie organizacyjne, zarządcze, jakość danych, świadomość biznesu itp.

Czy istnieje w takim przypadku "Plan B"?. tak, ale nie jest on prosty do realizacji. Zakłada on bowiem, że ktoś ze szczebla kierowniczego firmy (tzw. C-Level) powie: zaawansowana automatyzacja i robotyzacja staje się docelowym modelem działania dla naszego przedsiębiorstwa. To nie będzie tylko wykorzystanie chat-botów na stronie WWW firmy, czy też automatyczne wprowadzanie zeskanowanych faktur do system FK. Będziemy działali w zupełnie nowy sposób. Dla naszego przedsiębiorstwa automatyzacja i robotyzacja stanie się kluczową (strategiczną) zdolnością (capability). Oczywiście nie dojdziemy do tego od razu - zajmie nam to na przykład 5 lat - ale to jest ten kierunek. Za x lat będziemy zupełniej inną firmą (od strony operacyjnej).

A może istnieje "Plan C"? W części firm słyszę: przetrwaliśmy informatyzację, przetrwaliśmy cyfrową transformację, to przetrwamy i robotyzację ;). Obawiam się jednak, że to już nie zadziała, bo obecnie zmieniają się zasady gry. W zaawansowaną automatyzację i robotyzację są obecnie inwestowane tak duże pieniądze (robią to zarówno fundusze VC, jak i liderzy poszczególnych branż), że za kilka lat znajdziemy się w zupełnie innej rzeczywistości. A tego czasu nie da się nadgonić, bo o ile wdrożenie pilotażowe RPA da się zrobić w 3-4 tygodnie, o tyle na wdrożenie nowego modelu firmy trzeba co najmniej 2-3 lat, albo i więcej.