Dokumentacja robotyzowanych procesów - nie tylko w czasach zarazy

Od dawna trwa dyskusja czy warto dokumentować procesy przed ich robotyzacją. A później jak już wiadomo, że warto (część organizacji dochodziła do tego wniosku) to pojawia się zagadnienie jak to robić...

Czas pandemii powinien wielu decydentom / przedstawicielom biznesu uświadomić jedno - dokumentacja procesów nie jest tylko fanaberią, spowalniaczem, zbędnym kosztem (często takie stwierdzenia słyszałem) - ale rzeczą która może być krytyczna z perspektywy zapewnienia ciągłości działania biznesu.

Jakie są tego powody?

Po pierwsze osoby mające wiedzę o procesach - tzw. eksperci dziedzinowi nagle mogą "zniknąć" - czyli mogę przestać być dostępni (np. na skutek choroby, podczas której nie ma możliwości pracy zdalnej).

Co więcej część osób może z firmy odejść nagle - dotyczy to np. analityków biznesowych, którzy często są zatrudnieni na umowach B2B. Może to być spowodowane strategiczną (odgórną) decyzją o cięciu kosztów - bo nagle ci analitycy mogą "wyparować" bez przekazania wiedzy innym w zespole.

Wreszcie w obecnych, mega-turbulentnych może zaistnieć nagła konieczność wprowadzania zmian w już zrobotyzowanym procesie (robot jest odporny na koronawirus, ale sam wirus może spowodować turbulencje w samym biznesie). I wówczas bez dokumentacji procesów wprowadzenie modyfikacji może to być niezwykle trudne.

Dlatego dokumentowanie procesów to obecnie nie jest fanaberią, ale kluczowym elementem z perspektywy zapewnienia ciągłości działania biznesu.

Poniżej podpowiedź jak to zrobić efektywnie :).