Jakie utrudnienia występują w polskich organizacjach we wdrażaniu robotyzacji procesów biznesowych (RPA)

Coraz więcej polskich przedsiębiorstw zaczyna próbować wdrażać koncepcję robotyzacji procesów biznesowych (nazywaną również zrobotyzowaną automatyzacją procesów biznesowych - RPA - Robotic Process Automation). Najczęściej są to przedsięwzięcia o charakterze POC (Proof of Concept), ale pojawiają się pierwsze instalacje produkcyjne.

Na bazie obserwacji kilku(nastu) polskich organizacji można pokusić się o skonstruowanie listy kluczowych wyzwań (utrudnień), jakie napotykają pionierzy w Polsce. Od razu zastrzegam, że jest to perspektywa polska - być może w innych krajach o innej kulturze organizacyjnej i technicznej będą występowały inne trudności.

Lista kluczowych utrudnień/wyzwań związanych z wdrażaniem koncepcji zrobotyzowanych procesów biznesowych (uwaga: kolejność nie odzwierciedla wagi ani częstotliwości występowania poszczególnych wyzwań):

1. Duża defragmentacja systemów niezbędnych do realizacji kompletnego procesu biznesowego. Okazuje się, że w wielu firmach, aby obsłużyć proces niezbędne jest wykorzystanie 4-5 (a czasami i więcej) systemów, najczęściej o charakterze legacy;
2. Duże zróżnicowanie formy danych wejściowych - zarówno jeżeli chodzi o postać (maile, formularze webowe, faxy, skany), jaki i strukturę (często zdarzało się, że struktury dokumentów były nieprzemyślana pod kątem ich automatyzacji).
3. Ciągle istotna rola (udział) dokumentów papierowych wprowadzanych na wejściu do procesów. Sytuacja jest różna, wyraźnie zależy od branży - np. wyższy poziom cyfryzacji jest w bankowości, niższy -  w ubezpieczeniach;
4. Niska jakość danych zgromadzonych w systemach wykorzystywanych w realizacji procesów, które miałby być zautomatyzowane;
5. Brak aktualnej i skodyfikowanej wiedzy na temat faktycznego przebiegu procesów biznesowych - przy robotyzacji procesów taka wiedza musi mieć charakter szczegółowy (wręcz systemowy) i musi uwzględniać wszystkie "bypassy" stosowane przez pracowników w przypadku zaistnienia wyjątków;
6. Konieczność dostarczenia na końcu realizacji procesu wyniku w postaci papierowej, wysyłanej w formie listownej do klienta (na szczęście dotyczy to tylko części obserwowanych branż);
7. Ciągle nie do końca przyjazne narzędzia informatyczne wykorzystywane przy automatyzacji procesów biznesowych. W kilku przypadkach zastanawiałem się, na ile poważnie można traktować zapowiedzi producentów tych narzędzi, że biznes sobie sam poradzi - jaki to musi być biznes?

Na koniec pozwolę sobie zauważyć, że nie spotkałem się z wrogą postawą osób, których procesy mają być automatyzowane - na zasadzie obaw: "robot zabierze mi moją pracę". Wręcz przeciwnie - część osób z nadzieją wypatrywała wsparcia ze strony robotów (w szczególności w procesach mało kreatywnych) - co wynikało z faktu, że osoby te były obciążone na 120% czasu (lista zadań do wykonania w ramach formalnie 8 godzinnego czasu pracy cały czas rośnie), a w ich firmach nie było szansy na nowe etaty. Oczywiście postawa tych osób może się zmienić, kiedy za 3-4 lata okaże się, że roboty przejmują realizację zdecydowanej większości procesów obsługiwanych przez tych pracowników.