Katalog kryteriów wyboru procesu dla pilotażowego wdrożenia RPA jako jeden z kluczowych czynników sukcesu POC [edycja marzec'2019]

Istotnym wyzwaniem (nie chcę tego nazywać "utrudnieniem") jest konieczność prawidłowej identyfikacji procesów, które nadają się do robotyzacji z wykorzystaniem narzędzi klasy RPA (Robotic Process Automation).

Identyfikacja procesów odbywa się zwykle w dwóch przypadkach (i ma trochę inne cele i formę):

1. Podczas realizacji PoC (Proof of Concept) dotyczącego robotyzacji procesów (organizacja nie wie do końca czym jest RPA, nie wie czy u niej sprawdzi się to podejście do automatyzacji, nie zna narzędzi i ich oferowanych przez nie funkcjonalności).
2. Podczas produkcyjnego wdrożenia robotyzacji w organizacji - kiedy trzeba osiągać zadeklarowane po pilotażu rezultaty.

Kiedy mówimy PoC myślimy zazwyczaj o instalacji i uruchomieniu wybranego narzędzia RPA na infrastrukturze klienta. PoC ma służyć pokazaniu, jak działa określone oprogramowanie, ale dodatkowo powinien również udowodnić dopasowanie tego rozwiązania do potrzeb i specyfiki danej organizacji i możliwość szybkiej jego implementacji. 

Pozwolę sobie na stwierdzenie (poparte obserwacjami praktycznymi), że w przypadku realizacji PoC zazwyczaj zależy nam na znalezieniu procesów, które zapewnią nam pozytywny przebieg pilotażu. Czyli sięgamy tutaj zwykle po "nisko wiszące owoce". Zazwyczaj wybrany będzie stosunkowo prosty proces (lub procesy), zapewniający duży "uzysk" z jego robotyzacji. Nie będzie miał on wielu ścieżek alternatywnych, a jeżeli nawet - to podczas PoC będziemy koncentrować się na tzw. "happy path".

W drugim przypadku walczymy o faktyczną skuteczność robotyzacji. W tym wariancie często musimy "odkrywać" takie procesy. Okazuje się bowiem w praktyce, że w dojrzałych organizacjach (np. w bankach, telkomach, firmach energetycznych) część najbardziej pracochłonnych procesów jest już zautomatyzowana z wykorzystaniem innych rozwiązań IT (np. platform BPMS), a przy procesach w których jest zaangażowanych mniejsza liczba pracowników okazuje się, że trudno jest zapewnić odpowiednie ROI (przy RPA - Robotic Process Automation, aby móc mówić o wymiernych korzyściach, niezbędny jest odpowiedni efekt skali). Tutaj należy mieć zdecydowanie bardziej wyrafinowane podejście do identyfikacji procesów do robotyzacji.

Poniżej przedstawiono ramową listę kryteriów, które powinny zostać uwzględnione przy selekcji procesów do robotyzacji podczas realizacji POC'a. Dodatkowo na końcu wpisu dostępny jest do nieodpłatnego pobrania arkusz w MS Excelu, które ułatwia przeprowadzenie oceny pod kątem jego robotyzacji (zrzut ekranu z narzędzia przestawiony jest poniżej). 

Kryteria podzielone zostały na dwa obszary - biznesowe i informatyczne. Łącznie są 23 kryteria, które bardzo dogłębnie pozwalają ocenić dany proces.