Wybór procesu do pilotażowego wdrożenia RPA jako jeden z kluczowych czynników sukcesu POC [edycja lipiec'2018]

Kategoria II
Wiedza
Wybór procesu do pilotażowego wdrożenia RPA jako jeden z kluczowych czynników sukcesu POC [edycja lipiec'2018]

Istotnym wyzwaniem (nie chcę tego nazywać "utrudnieniem") jest konieczność prawidłowej identyfikacji procesów, które nadają się do automatyzacji. W praktyce, w dojrzałych organizacjach (np. w bankach, telkomach) część najbardziej pracochłonnych procesów jest już zautomatyzowana na poziomie systemów IT, a przy procesach w których jest zaangażowanych mniejsza liczba pracowników okazuje się, że trudno jest zapewnić odpowiednie ROI (przy RPA, aby móc mówić o wymiernych korzyściach, niezbędny jest odpowiedni efekt skali).

Poniżej przedstawiono ramową listę kryteriów, które powinny zostać uwzględnione przy selekcji procesów do automatyzacji podczas realizacji POC'a. Dodatkowo na końcu wpisu dostępny jest do pobrania arkusz w MS Excelu, które ułatwia przeprowadzenie oceny pod kątem jego automatyzacji (zrzut ekranu z narzędzia przestawiony jest poniżej).

Rysunek 1. Arkusz do oceny procesu pod kątem potencjału do jego robotyzacji
Źródło: Opracowanie własne

Ramowa lista kryteriów oceny procesów:

  • Stabilność procesu (im mniejsza zmienność procesu w czasie, tym lepiej) - inaczej może się okazać, że nawet podczas realizacji POC'a trzeba będzie wprowadzać zmiany w przebiegu procesu.
  • Częstość realizacji procesu (im większa jest częstość uruchamiania procesów tym lepiej - bo tym większy będzie zwrot z inwestycji z jego automatyzacji).
  • Liczba wyjątków i odstępstw (im mniejsza liczba odstępstw i wyjątków występujących podczas przebiegu procesu - tym łatwiejsze wdrożenie i mniejsze ryzyko, że o jakiejś sytuacji nadzwyczajnej zapomni się; co więcej nawet jeżeli proces jest wykonywany często w organizacji, ale jest bardzo złożony, to wówczas warto się zastanowić, czy jest to dobry wybór na pilotaż).
  • "Bolesność realizacji procesu" dla pracownik - im dany proces będzie bardziej "uwierał" pracowników tych chętniej go zrobotyzują [dziękuję p. Patrykowi Rzadzinskimu za inspirację].
  • Otwartość pracowników do współpracy (im większa chęć pracowników do oddania do automatyzacji procesów biznesowych tym lepiej - łatwiej będą wykonywane te prace; o wiele trudniej - tak jak w przypadku innych wdrożeń - realizuje się przedsięwzięcia w których nie ma takiej kooperacji).
  • Wiedza na temat obecnego sposobu realizacji procesu (im łatwiej takie wiedza jest dostępna tym lepiej - nie koniecznie muszą to być od razu super szczegółowe dokumenty, ważniejsze jest, że na miejscu dostępny jest ekspert dziedzinowy, który będzie chciał i miał czas z nami współpracować).

Na koniec należy zaznaczyć jedną rzecz - czym innym jest wybór procesu na potrzeby pilotażu (trochę przypomina to malowanie trawy na zielono), a czym innym wypracowanie strategii robotyzacji biznesu. W tym drugim przypadku nie można koncentrować się jedynie na rodzynkach, zapominając o całej reszcie. 

Można tutaj np. wskazać bardzo ciekawe zagadnienie "władztwa menadżerów". Nagle okazuje że, jeżeli RPA zostanie wdrożone na szerszą skalę w przedsiębiorstwie to kierownik działu, który miał pod sobą stosunkowo duży dział, obecnie będzie zarządzał zaledwie kilkoma osobami, a resztę pracy będą wykonywać roboty. U takiej osoby pojawia się często problem mentalny - jak poradzić sobie z takim faktem (przecież im więcej ludzi pod sobą - tym większa "władza" w organizacji).